Ochrana osobných údajov
Vaše osobné údaje používame na vybavenie dopytu, prípravu cenovej ponuky a komunikáciu o navrhovanej alebo dohodnutej spolupráci. Ak spolupráca vznikne, údaje potrebné na jej plnenie, fakturáciu a vedenie účtovníctva spracúvame aj na splnenie zákonných povinností. Údaje získané cez dopyt nepoužívame na zasielanie marketingových správ.
1. Kto je prevádzkovateľom
Prevádzkovateľom osobných údajov je SELECTRA s.r.o., IČO 50918559, so sídlom Mierová 103, 821 05 Bratislava – mestská časť Ružinov (ďalej „SELECTRA“). Na otázky o spracúvaní údajov a na uplatnenie svojich práv nám môžete napísať na info@selectra.sk alebo na adresu sídla. Telefónny kontakt je +421 907 393 563.
Zodpovednou osobou pre ochranu osobných údajov je Ing. Michal Driapsa. Kontaktovať ho môžete prostredníctvom info@selectra.sk; do predmetu správy uveďte „Ochrana osobných údajov – zodpovedná osoba“.
2. Aké údaje spracúvame a odkiaľ ich získavame
Pri dopyte alebo žiadosti o cenovú ponuku spracúvame údaje, ktoré nám poskytnete cez formulár, e-mail, telefón alebo v následnej komunikácii: meno a priezvisko, názov spoločnosti a pracovné kontaktné údaje, e-mail, telefónne číslo, lokalitu, typ a fázu projektu, predpokladaný termín realizácie a opis požiadavky. Ak nám pošlete projektové podklady, spracúvame aj údaje v nich v rozsahu potrebnom na posúdenie a nacenenie požiadavky. Pri nadviazaní spolupráce spracúvame aj identifikačné, zmluvné, kontaktné, fakturačné a platobné údaje v rozsahu potrebnom na plnenie zmluvy a zákonných povinností.
Údaje získavame spravidla priamo od vás. Ak nás kontaktujete v mene inej osoby alebo nám pošlete podklady obsahujúce údaje ďalších osôb, poskytnite iba údaje nevyhnutné na vybavenie požiadavky. Ak získame údaje o ďalšej osobe nepriamo a GDPR to vyžaduje, poskytneme jej informácie o spracúvaní podľa článku 14 GDPR.
3. Účely a právne základy spracúvania
Odpoveď na dopyt, posúdenie projektu, príprava a prerokovanie cenovej ponuky fyzickej osobe, ktorá o ňu žiada vo vlastnom mene
Vykonanie opatrení pred uzavretím zmluvy na vašu žiadosť, článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR.
Komunikácia o dopyte a ponuke s kontaktnou osobou spoločnosti, správcu, spoločenstva alebo iného zákazníka
Oprávnený záujem SELECTRA a zákazníka na vybavení požiadavky a vedení predzmluvnej komunikácie prostredníctvom určenej kontaktnej osoby, článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
Plnenie dohodnutej spolupráce a komunikácia s fyzickou osobou, ktorá je zmluvnou stranou
Plnenie zmluvy, článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR. Pri kontaktnej osobe právnickej osoby ide o oprávnený záujem na plnení zmluvy a pracovnej komunikácii, článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
Vystavenie a uchovávanie faktúr, vedenie účtovníctva a splnenie daňových povinností
Splnenie zákonnej povinnosti, článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR; najmä zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty a príslušné daňové predpisy.
Oprávnený záujem uvedený vyššie spočíva v tom, aby sme mohli odpovedať na firemný dopyt, pripraviť ponuku a v prípade dohody komunikovať s osobou, ktorú zákazník určil ako kontakt. Pri jeho použití zohľadňujeme záujmy a práva kontaktnej osoby. Žiadosť o cenovú ponuku nepoužívame ako súhlas so zasielaním reklamy.
4. Ako dlho údaje uchovávame
Ak z dopytu nevznikne spolupráca, osobné údaje z dopytu, ponuky a súvisiacej komunikácie uchovávame najviac 36 mesiacov od dátumu, keď ste nás s týmto dopytom prvýkrát kontaktovali. Po uplynutí tejto lehoty ich vymažeme alebo anonymizujeme, pokiaľ nám konkrétny zákon neukladá uchovať určitý dokument dlhšie. Nový, samostatný dopyt má vlastnú lehotu; samotná interná manipulácia so starým dopytom lehotu nepredlžuje.
Ak vznikne spolupráca, údaje potrebné na plnenie zmluvy uchovávame počas jej trvania a po jej skončení iba v rozsahu a počas doby potrebnej na splnenie súvisiacich zákonných povinností. Účtovné doklady, účtovné knihy a ďalšie zákonom určené účtovné záznamy uchovávame spravidla 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Rovnaká základná lehota sa vzťahuje na faktúry podľa pravidiel DPH; osobitný predpis alebo prebiehajúce konanie môže vyžadovať dlhšie uchovanie konkrétneho dokladu. Tridsaťšesťmesačný limit dopytu sa preto nevzťahuje na účtovné a daňové doklady vytvorené pri spolupráci. Neuchovávame však celý pôvodný dopyt iba preto, že z neho neskôr vznikla faktúra.
5. Komu údaje sprístupňujeme
K obsahu dopytov majú v rámci SELECTRA prístup iba zamestnanci, ktorí priamo zabezpečujú ich vybavenie. Dopyty neposkytujeme na obchodné spracovanie iným spoločnostiam ani subdodávateľom. Technické spracúvanie údajov pri prevádzke webu a e-mailu zabezpečuje Websupport s.r.o., IČO 36 421 928, ako poskytovateľ hostingu a e-mailových služieb. Rozsah jeho prístupu a zapojenie ďalších sprostredkovateľov sa riadia zmluvnými podmienkami používaných služieb. Ak vznikne spolupráca, údaje potrebné na vedenie účtovníctva a plnenie daňových povinností môžu byť sprístupnené poskytovateľovi účtovného softvéru, účtovníkovi alebo daňovému poradcovi. Ak to vyžaduje zákon, príjemcami údajov z tejto fázy môžu byť daňové orgány alebo iné príslušné orgány verejnej moci.
Poskytovateľov, ktorí spracúvajú údaje v našom mene, viažeme zmluvou a pokynmi v súlade s GDPR. Údaje nepredávame.
6. Prenosy mimo Európskeho hospodárskeho priestoru
Osobné údaje spracúvané pri dopytoch, cenových ponukách a následnej spolupráci neprenášame mimo Európskeho hospodárskeho priestoru.
7. Je poskytnutie údajov povinné?
Poskytnutie údajov na dopyt nie je zákonnou povinnosťou. Bez kontaktných údajov a informácií potrebných na posúdenie projektu však nevieme odpovedať ani pripraviť použiteľnú cenovú ponuku. Pri uzatvorení a plnení zmluvy sú niektoré údaje potrebné na zmluvné plnenie a na splnenie účtovných a daňových povinností. Vo formulári označujeme povinné polia; žiadame iba údaje primerané účelu dopytu.
8. Vaše práva
Máte právo požiadať nás o prístup k svojim údajom, ich opravu, vymazanie alebo obmedzenie spracúvania. V prípadoch stanovených GDPR máte právo na prenosnosť údajov. Proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme môžete namietať; po námietke budeme údaje na tento účel ďalej spracúvať iba vtedy, ak preukážeme závažné oprávnené dôvody, ktoré prevažujú nad vašimi právami, alebo ak sú údaje potrebné na uplatnenie právnych nárokov. Právo na vymazanie nie je absolútne, najmä ak nám zákon prikazuje uchovať účtovný alebo daňový doklad.
Svoje práva si môžete uplatniť na info@selectra.sk alebo písomne na adrese nášho sídla. Na žiadosť odpovieme bez zbytočného odkladu, spravidla najneskôr do jedného mesiaca; ak GDPR umožňuje predĺženie pre zložitosť alebo počet žiadostí, včas vás o tom informujeme. Ak máme odôvodnené pochybnosti o totožnosti žiadateľa, môžeme požiadať o primerané doplňujúce informácie.
Ak sa domnievate, že vaše údaje spracúvame nezákonne, máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Galvaniho Business Centrum II, Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava; dataprotection.gov.sk. Môžete sa tiež obrátiť na príslušný súd.
9. Automatizované rozhodovanie
Pri vybavovaní dopytov nepoužívame automatizované individuálne rozhodovanie ani profilovanie s právnymi alebo obdobne významnými účinkami podľa článku 22 GDPR. Dopyty prichádzajú do spoločnej e-mailovej schránky a poverení zamestnanci každý z nich posudzujú a vybavujú individuálne, manuálnou komunikáciou.
10. Súbory cookie a technická prevádzka webu
Tieto informácie sa týkajú najmä údajov, ktoré nám poskytnete pri dopyte a následnej spolupráci. Pri návšteve webovej stránky sa môžu spracúvať aj technické údaje, napríklad IP adresa, dátum a čas požiadavky alebo údaje o prehliadači. Ak stránka používa súbory cookie alebo služby tretích strán, ich použitie podlieha osobitným informáciám a v prípadoch vyžadovaných zákonom aj vášmu súhlasu.
11. Zmeny týchto informácií
Ak zmeníme spôsob spracúvania údajov alebo právne požiadavky, text aktualizujeme a na tejto stránke uvedieme dátum účinnosti novej verzie. Ak by sme chceli údaje použiť na nový účel, o ktorom ste ešte neboli informovaní, poskytneme potrebné informácie pred takýmto ďalším spracúvaním.
